PYETJE DHE PERGJIGJE/ QUESTIONS AND ANSWERS/ PITANJA I ODGOVORI

Monday 28 February 2022

 

 

QUESTIONS AND ANSWERS 

Enhancing Social Services for Vulnerable Groups in Kosovo, in Response to COVID-19 – Sub-Granting Scheme

Reference: IPA2020/420-836 

 

On February 7th 2022, Save the Children Kosova/o launched the EU funded Open Call for Proposals (second round) under the Sub-Grant Scheme Enhancing Social Services for Vulnerable Groups in Response to COVID-19, part of EU-funded project ‘Strengthening Social Service Provision for the most Vulnerable Groups in Kosovo in Response to Covid-19’.  As part of this Call, Save the Children Kosova/o organized two (2) Online Information Sessions on February, 15th 16th 2022 during which prospective applicants had the chance to ask questions on any aspect of the Call. In addition to the two (2) online Information Sessions, prospective applicants also had the chance to pose questions via e-mail by February, 24th 2022. The following are questions posed during the information sessions and via e-mail, the answers to which are provided as follows:

 

Q1. Our organization applied during the first round of the Call, yet, we weren’t awarded with the grant. Are we eligible to apply for this Round?

A1. Yes, all organizations that are not currently contracted within the same Sub-Granting Scheme and fulfil the criteria under section 2.1 within Guidelines for Applicants are eligible to apply for the Call are eligible to apply. 

Q2. Our organization was established last year and we are now in the process of being licensed for the first time. Will our application be dismissed immediately because of this fact?

A2. Yes, Organizations currently in the process of licensing are eligible to apply, they should attach the formal request submitted to MFLT.

Q3. Is it eligible cost purchase of furniture for shelters?

A3. Activities/costs related directly with the provision of services / activity implementation are considered eligible, refer to section 2.6 and 2.7 within Guidelines for Applicants.

Q4. Is it considered eligible cost the renovation of the Centre (Shelter)?

A4. Minor renovations are eligible and only if they are necessary for the activity implementation and have the direct impact to beneficiaries.

Q5. When it is expected to start the project implementation, are we allowed to start on June, 1st 2022?

A5. Please refer to Section 1.1 within Guidelines for Applicants.

Q6. Organization was founded only in founded only in December 2020 and currently prepares the certification process to become a recognized Social Service Provider. Particularly, the professional staff is in part formally licensed, and certifications for the other members are pending. Before this process is not completed, the Organization cannot provide proof of a formally submitted request for certification as organization. Therefore, may you please confirm whether the Organization is eligible to apply for the open call (IPA2020/420-836) under these circumstances?

A6. Please refer to section 2.1 Eligibility of applicants within Guidelines for Applicants.

Q7. Are we eligible to apply for the Call even though we are not part / register to an NGO/CSO?

A7. No, for further details please refer to Section 2.1 within Guidelines for Applicants.

Q8. Is any limitation on the funds allocated to human recourses?

A8. No, there are no hard limitation on percentage allocated to human recourses. Costs related to HR need to be reasonable and directly related to the implementation of activities and delivery of services. We would like to note that one of the Evaluation Criteria is the cos-effectiveness of the project proposal.

Q9. We are an active organization since 2002, while from 2011 we are managing Education Community Based Centre licenced from Ministry of Education, are we eligible to apply for this Call?

A9. Please refer to the section 2.1 Eligibility of applicants, point 3, within Guidelines for Applicants. 

Q10. Are we eligible to apply for the Call if our organization is named Technological and Innovation Centre, while the services that will be provided will be related with technological services for RAE communities as one of the most marginalized groups, aiming to enhance their social conditions through the technology?

A10. Please refer to the section 2.1 Eligibility of applicants, within Guidelines for Applicants.

Q11. Our organization is licenced by MFLT for provision of social services, but the partner that we are applying with is not, is it considered eligible?

A.11. The organization entitled to provide social services for targeted groups should be licenced by MFLT, or in the process of licensing.

Q12. Materials presented during the information sessions, are they going to be shared via email as well?

A12. All package of Sub-Granting Scheme is advertised on local newspaper and Save the Children’s web site.

Q13. Is it mandatory to establish Memorandum of Understanding with Municipalities that will be targeted during the application phase?

A.13. Establishing MoUs with Municipalities and other stakeholders will be an added value to the application.

Q14. We are an Organization that works on improving the quality of education. Taking in to consideration that we are interested on applying for the Call, we would like to as if it is necessary that Organization should be service provider?

A14. Organization that are providing services for most vulnerable groups in Kosovo are eligible to apply, for further details, please refer to section 2.1 within Guidelines for Applicants.

Q15. Should we include the pilot phase within the project implementation?

A15. Pilot phase is not required within current Open Call.

Q16. Should both Organization be licenced from MFLT to be considered as eligible applicant, if we are going to apply in partnership?

A16. Organization which will be entitled to provide direct services should obtain the licence for providing such services (refer to section 2.1 within Guidelines for Applicants).           

Q17. We have a question related with Annex VI, respectively section 1 and 2.1 project purposes shall we fill the table below within the document?

A17. Annex VI will be used during a later stage with selected Organization, please refer to section 2.1 within Guidelines for Applicants, and Annex 1 Check List for Applicants.

Q18. We have a question related with targeted services: educational services such as English courses; usage of media and social media; music and art courses for children and adults that lives within the families living with Social Scheme, are eligible for the Call?

A18. Please refer 1.3 within the Guidelines for Applicants (sector of suggested intervention per each Lot).

Q19. Is it allowed to allocate project manager for 30% within the project and 70% with another project (donor);

Q20. Is it allowed for project manager to be engaged 100% of the time with another project?

A19. & 20. Percentage allocated for each human resources (including those in management position for the project or service providers) remain at the Applicant’s decision. Important to note that a person cannot be engaged for more than 100% of their time within the Organization.

Q21. We are planning to apply for the Call with a partner (another Organization) which is currently contracted under the same Scheme. Such action is it considered eligible?

A21. Organization currently contracted within the Scheme (IPA:2020/420-836) are considered not eligible for the Call, even when the contracted organization is partner to the main Applicant. 

_____________

 

Pyetje dhe Përgjigje 

Avancimi i Shërbimeve Sociale për Grupet e Cenueshme në Kosovë, në përgjigje ndaj COVID-19 – Skema e Nën-Granteve 

Referenca: IPA2020/420-836

Më 7 Shkurt 2022, Save the Children Kosova/o lansoi Thirrjen e Hapur për Propozime) raundi I dytë) financuar nga Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë, në kuadër të Skemës së Nën-Granteve ‘Avancimi i Shërbimeve Sociale për Grupet e Cenueshme në Kosovë, në Përgjigje ndaj COVID-19’, si pjesë e projektit të mbështetur nga BE “Fuqizimi I Ofrimit të Shërbimeve Sociale për Grupet e Cenueshme në Kosovë, në përgjigje ndaj CCovid-19”. Si pjesë e thirrjes, Save the Children Kosova/o ka organizuar dy (2) sesione informuese (virutale) më 15 dhe 16 Shkurt 2022, përgjatë të cilave aplikuesit e interesuar kishin mundësi të parashtrojnë pyetje lidhur me Thirrjen. Në anën tjetër, aplikuesit e interesuar, kishin mundësi që pyetjet e tyre lidhur me Thirrjen t’i parashtrojnë edhe përmes e-mail deri më 24 Shkurt 2022. Më poshtë janë paraqitur pyetjet e pranuara nga Sesionet Informuese dhe e-mail, si dhe përgjigjet e tyre:

 

P1. Organizata jonë ka aplikuar në Thirrje në raundin e parë, por nuk është përzgjedhur fituese e grantit. A mund të aplikojmë tani në raundin e dytë?

P1. Po, të gjitha organizatat që nuk janë aktualisht të kontraktuara në kuadër të Skemës së Nën-Granteve dhe plotësojnë kriteret e listuara në pjesën 2.1 të Udhëzuesit për Aplikant janë të pranueshme të aplikojnë për Thirrjen.

P2. Organizata jonë është krijuar vitin e kaluar dhe tani jemi në proces të licencimit. A do konsiderohet aplikacioni jonë I pranueshëm, bazuar në këtë fakt?

P2. Po, Organizata që aktualisht janë në proces të licencimit mund të aplikojnë në Thirrje, ato duhet të bashkëngjitin edhe kërkesën zyrtare për këtë çështje të lëshuar nga MFPT.

P3. A janë kosto e pranueshme shpenzimet për mobileje për strehimore?

P3. Aktivitetet/kostot direkt të ndërlidhura me ofrimin e shërbimeve / implementimin e aktiviteteve konsiderohen kosto të pranueshëm, referojuni pikës 2.6 dhe 2.7 në Udhëzuesin për Aplikant.

P4. A konsiderohet kosto e pranueshme renovimi I Qendrës (Strehimore)?

P4. Renovime minore janë të pranueshme, dhe vetëm nëse ato janë të domosdoshme për implementimin e aktiviteteve dhe kanë impakt direkt tek përfituesit.

P5. Kur pritet të filloj implementimi I projekteve, a është e mundur që ne të fillojnë në Qershor 2022?

P5. Luteni t’iu referoheni pikës 1.1 në Udhëzuesin për Aplikant.

P6. Organizata është themeluar në Dhjetor 2020 dhe aktualisht është duke përgatitur Certifikatën për t’u bërë organizatë e njohur për Ofrimin e Shërbimeve Sociale. Rrjedhimisht, stafi profesional janë të licencuar. Derisa ky proces të përfundoj, Organizata nuk mund të ofroj dëshmi që është në proces të Certifikimit si Organizatë. Andaj, në këtë rast, Organizata a mund të konsiderohet e pranueshme për të aplikuar?

P6. Luteni t’iu referoheni pikës 2.1 Pranueshmëria e aplikantëve në kuadër të Udhëzuesit për Aplikant.

P7. A mund të aplikojmë në Thirrje edhe pse nuk jemi pjesë e ndonjë Organizatë, apo Organizatë e regjistruar?

P7. Jo, për më shumë, luteni  t’iu referoheni pikës 2.1 në Udhëzuesin për Aplikant.

P8. A ka limit në burimet e alokuara për burime njerëzore?

P8. Jo, nuk ka limit të prerë në përqindjen e alokuar për burime njerëzore. Shpenzimet e ndërlidhura me BNj duhet të jenë të arsyeshme dhe në mënyrë direkte të ndërlidhura me implementimin e aktiviteteve apo ofrimin e shërbimeve. Vlenë të theksohet që pjesë e Kriteriumit Vlerësues, është edhe efikasitetit I kostos së propozuar.

P9. Jemi organizatë aktive nga 2002, përderisa nga viti 2011 jemi duke menaxhuar Qendrën e Edukimit të bazuar në Komunitet, në këtë rast, a konsiderohemi të pranueshëm për të aplikuar në Thirrje?

P9. Luteni t’iu referoheni pikës 2.1 në Udhëzuesin për Aplikant.

P10. A mund të aplikojmë në Thirrjen nëse organizata jonë është e emëruar Qendra e Teknologjisë dhe Inovacionit, përderisa shërbimet që do ofrojmë do jenë të ndërlidhura me shërbimet teknologjike për komunitetet RAE si një ndër grupet më të cenueshme në vend?

P10. Luteni t’iu referoheni pikës 2.1 Pranueshmëria e aplikantëve, në Udhëzuesin për Aplikant.

P11.Organizata jonë është licencuar nga MFPT për ofrimin e shërbimeve sociale, por partneri me të cilin mendojmë të aplikojmë nuk është, a mund të aplikojmë në Thirrje?

P11. Organizata e cila do ofroj shërbime sociale për grupet e targetuara duhet të jetë e licencuar nga MFLT apo në proces të licencimit.

P12. Materialet e prezantuara përgjatë Sesionit Informues, a do ndahen edhe përmes e-mail?

P12. E gjithë Pako e Skemës së Nën-Granteve është publikuar në rrjetet sociale të Save the Children si dhe në ëeb-faqen e saj.

P13. A është obligative të krijohen Marrëveshje të Bashkëpunimit me Komunat që do të targetohen përgjatë fazës së aplikimit?

P.13. Krijimi I Marrëveshjeve të Bashkëpunimit me Komunat dhe bashkëpunëtorët e tjerë do jetë vlerë e shtuar e aplikimit.

P14. Jemi Organizatë që punojmë në përmirësimin e kualitetit të edukimit. Marrë për bazë jemi të interesuar të aplikojmë në Thirrje, do donim të dinim nëse Organizata duhet të jetë patjetër ofruese e shërbimeve?

P14. Organizata ofruese të shërbimeve për grupet më të cenueshme mund të aplikojnë në Thirrje, luteni t’iu referoheni pikës 2.1 në Udhëzuesin për Aplikant.

P15. A duhet të planifikojmë edhe fazën pilotuese të projektit?

P15. Fazë pilotuese nuk kërkohet në kuadër të Thirrjes.

P16. A duhet të jenë të dyja Organizatat e licencuara nga MFPT për t’u konsideruar të pranuara për të aplikuar, nëse aplikimi do bëhet në partneritet?

P16. Organizata e cila do ofroj shërbime direkte duhet të posedojë licencën për shërbime të tilla (referojuni pikës 2.1 në Udhëzuesin për Aplikant)

P17. Kemi pyetje lidhur me Shtojcën VI, respektivisht, pika 1 dhe 2.1 qëllimi I projektit, a do duhej të plotësohet tabela në këtë dokument?

P17. Shtojca VI do përdorët në një fazë më të vonë me Organizatat e përzgjedhura, luteni t’iu referoheni pikës 2.1 në Udhëzuesin për Aplikant si dhe Shtojca 1 Lista e Kontrollit për Aplikues.

P18. Kemi pyetje lidhur me shërbimet e targetuara: shërbimet edukative si kurse të gjuhës angleze, përdorimi I mediave dhe rrjeteve sociale kurse të muzikës dhe artit për fëmijë dhe të rritur të cilët jetojnë në familje, pjesë e Skemës Sociale?

P18. Luteni referojuni pikën 1.3 në Udhëzuesin për Aplikant (pjesa: intervenimet e sugjeruara për çdo Lot).

P19. A mund të buxhetohet menaxheri i projektit me 30% të kohës në kuadër të këtij projekti ndërsa 70% të kohës në një projekt tjetër;

P20. A është e lejuar që menaxheri i këtij projektit të angazhohet me 100% të kohës në një projekt tjetër?  

P19 & 20 Përqindja e aplikuar për burime njerëzore (përfshirë menaxhmentin apo ofruesit e shërbimeve) mbetet në vendim të Aplikuesit. E rëndësishme është që përgjatë planifikimit, një person të mos jetë më shumë se 100% të kohës i angazhuar.

P21. Jemi të interesuar të aplikojmë në Thirrje në partneritet me një Organizatë tjetër e cila tashmë është e kontraktuar në kuadër të Skemës, një partneritet i tillë a është i pranueshëm?

P21. Organizatat që tashmë janë të kontraktuara në kuadër të Skemës (IPA:2020/420-836) nuk konsiderohen të pranueshme, edhe atëherë kur ato janë vetëm partner të organizatës.

 _____________

  

PITANJA I ODGOVORI 

Jačanje socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu kao odgovor na Covid-19 – Šema pod-grantova 

Referentni kod: IPA2020/420-836

 

Save the Children Kosovo je 7. februara 2022. godine pokrenuo otvoreni poziv za dostavljanje predloga projekata koji finansira EU (drugi krug) u okviru šeme pod-grantova za unapređenje socijalnih usluga za ugrožene grupe kao odgovor na COVID-19, deo projekta „Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu kao odgovor na Covid-19“ koji finansira EU. Kao deo ovog poziva, Save the Children Kosovo je organizovao dve (2) onlajn informativne sesije 15. 16. februara 2022. tokom kojih su potencijalni aplikanti imali priliku da postave pitanja o bilo kom aspektu Poziva. Pored dve (2) onlajn informativne sesije, potencijalni aplikanti su takođe imali priliku da postave pitanja putem e-pošte do 24. februara 2022. Slede pitanja postavljena tokom informativnih sesija i putem emajla, na koja su obezbeđeni odgovori na sledeći način:

 

Q1. Naša organizacija se prijavila tokom prvog kruga Poziva, ali nismo dobili grant. Da li imamo pravo da se prijavimo za ovu rundu?

A1. Da, sve organizacije koje trenutno nemaju ugovore u okviru iste šeme pod-grantova i ispunjavaju kriterijume iz odeljka 2.1 u Uputstvima za podnosioce aplikacija imaju pravo da se prijave na Poziv imaju pravo da se prijave.

Q2. Naša organizacija je osnovana prošle godine i sada smo po prvi put u procesu licenciranja. Da li će naša aplikacija biti odmah odbačena zbog ove činjenice?

A2. Da, organizacije koje su trenutno u procesu licenciranja imaju pravo da se prijave, treba da prilože formalni zahtev podnet MFRT-u.

Q3. Da li je prihvatljiv trošak nabavke nameštaja za skloništa?

A3. Aktivnosti/troškovi koji se direktno odnose na pružanje usluga/sprovođenje aktivnosti smatraju se prihvatljivim, pogledajte odeljke 2.6 i 2.7 u Smernicama za podnosioce aplikacija.

Q4. Da li se smatraju prihvatljivim troškovi renoviranja/obnove Centra (Skloništa)?

A4. Manja renoviranja su prihvatljiva i samo ako su neophodna za realizaciju aktivnosti i imaju direktan uticaj na korisnike.

Q5. Kada se očekuje početak realizacije projekta, da li je dozvoljeno da počnemo 01.06.2022?

A5. Molimo vas pogledajte Odeljak 1.1 u okviru Smernica za podnosioce aplikacija.

Q6. Organizacija je osnovana tek u decembru 2020. godine i trenutno priprema proces sertifikacije da postane priznati pružalac socijalnih usluga. Konkretno, stručno osoblje je delimično formalno licencirano, a sertifikacije za ostale članove se čekaju. Pre nego što se ovaj proces završi, Organizacija ne može da pruži dokaz o formalno podnetom zahtevu za sertifikaciju kao organizacija. Stoga, molim vas da potvrdite da li Organizacija ispunjava uslove da se prijavi na otvoreni poziv (IPA2020/420-836) pod ovim okolnostima?

A6. Molimo vas pogledajte Odeljak 2.1 Prihvatljivost aplikanata u okviru Smernica za podnosioce aplikacija.

Q7. Da li imamo pravo da se prijavimo na Poziv iako nismo deo/registrovani kao NVO/OCD?

A7. Ne, za dodatne detalje molimo vas pogledajte Odeljak 2.1 u okviru Smernica za podnosioce aplikacija.

Q8. Da li postoji bilo kakvo ograničenje sredstava dodeljenih ljudskim resursima?

A8. Ne, ne postoje stroga ograničenja u pogledu procenta koji se izdvaja za ljudske resurse. Troškovi vezani za ljudske resurse moraju biti razumni i direktno povezani sa sprovođenjem aktivnosti i pružanjem usluga. Napominjemo da je jedan od kriterijuma za evaluaciju efikasnost rashoda u okviru predloga projekta.

Q9. Aktivna smo organizacija od 2002. godine, dok od 2011. godine upravljamo Centrom za obrazovanje u zajednici sa licencom Ministarstva obrazovanja, da li imamo pravo da se prijavimo na ovaj poziv?

A9. Molimo vas pogledajte odeljak 2.1 Prihvatljivost aplikanata, tačka 3, u okviru Smernica za podnosioce aplikacija.

Q10. Da li imamo pravo da se prijavimo na Poziv ako se naša organizacija zove Tehnološki i inovacioni centar, dok će usluge koje će se pružati biti vezane za tehnološke usluge za RAE zajednice kao jednu od najmarginalizovanijih grupa, sa ciljem da se poboljšaju njihovi socijalni uslovi upotrebom tehnologije?

A10. Molimo vas pogledajte odeljak 2.1 Prihvatljivost aplikanata, u okviru Smernica za podnosioce aplikacija.

Q11. Naša organizacija je licencirana od strane MFRT-a za pružanje socijalnih usluga, ali partner sa kojim se prijavljujemo nije, da li se to smatra propisnim?

A.11. Organizacija koja ima pravo da pruža socijalne usluge za ciljne grupe treba da bude licencirana od strane MFRT-a ili da je u postupku licenciranja.

Q12. Materijali koji su predstavljeni tokom informativnih sesija, da li će biti podeljeni i putem emajla?

A12. Sav paket šeme pod-grantiranja se oglašava u lokalnim novinama i veb stranici Save the Children.

Q13. Da li je obavezno potpisati Protokol o Saradnji (MoU) sa opštinama koje će biti ciljane tokom faze apliciranja?

A.13. Potpisivanje MoU (Protokola o saradnji) sa opštinama i drugim akterima će predstavljati dodatnu vrednost za aplikaciju 

Q14. Mi smo Organizacija koja radi na poboljšanju kvaliteta obrazovanja. S obzirom da smo zainteresovani da se prijavimo na Poziv, želimo da pitamo da li je neophodno da Organizacija bude pružalac usluga?

A14. Organizacije koje pružaju usluge za najugroženije grupe na Kosovu imaju pravo da se prijave, za više detalja, molimo vas pogledajte odeljak 2.1 u Smernicama za podnosioce aplikacija.

Q15. Treba li uključiti pilot fazu u implementaciju projekta?

A15. Pilot faza se ne zahteva u okviru trenutnog Otvorenog poziva.

Q16. Da li obe organizacije treba da imaju licencu od MFRT-a da bi se smatrale kvalifikovanim kandidatima, ako ćemo se prijaviti u partnerstvu?

A16 Organizacija koja će imati pravo da pruža direktne usluge treba da dobije licencu za pružanje takvih usluga (pogledajte odeljak 2.1 u Smernicama za podnosioce aplikacija).           

Q17. Imamo pitanje u vezi sa Aneksom VI, odnosno odeljak 1 i 2.1 svrhe projekta da li ćemo popuniti tabelu ispod u okviru dokumenta?

A17. Aneks VI će se koristiti u kasnijoj fazi sa odabranom organizacijom, molimo pogledajte odeljak 2.1 u Smernicama za podnosioce aplikacija, kao i Aneks 1 Kontrolna lista za aplikante.

Q18. Imamo pitanje vezano za ciljane usluge: obrazovne usluge kao što su kursevi engleskog; korišćenje medija i društvenih medija; muzički i umetnički kursevi za decu i odrasle koji žive u porodicama koje žive sa socijalnom šemom, da li su kvalifikovani za Poziv?

A18. Molimo pogledajte 1.3 u okviru Smernica za podnosioce prijava (sektor predložene intervencije po svakoj partiji).

Q19. Da li je dozvoljeno dodeliti menadžera projekta za 30% u okviru projekta i 70% za drugi projekat (donator)?

Q20. Da li je dozvoljeno da menadžer projekta bude angažovan 100% vremena na drugom projektu?

A19 & 20. Procenat dodeljen za svaki ljudski resurs (uključujući one na rukovodećoj poziciji za projekat ili pružaoce usluga) ostaje na odluci podnosioca. Važno je napomenuti da osoba ne može biti angažovana više od 100% svog vremena u organizaciji.

Q21. Planiramo da se prijavimo na Poziv sa partnerom (drugom organizacijom) koji je trenutno ugovoren po istoj šemi. Takva akcija se smatra prihvatljivom?

A21. Smatra se da organizacije sa kojima je trenutno ugovoren u okviru šeme (IPA:2020/420-836) nisu kvalifikovane za Poziv, čak i kada je ugovorena organizacija partner glavnom podnosiocu prijave.