Strengthening social services provision for the most vulnerable groups in Kosovo, in response to COVID-19

Re-Advertisement Terms of Reference (ToR)

Local expert/company to provide training for employees of Centers for Social Work and municipal officials in planning and budgeting

• Background on Save the Children

Save the Children is the leading global independent organization for children. Save the Children believes every child deserves a future. Around the world, we work every day to give children a healthy start in life, the opportunity to learn and protection from aharm. When crisis strikes and children are most vulnerable, we are always among the first to respond and the last to leave. We ensure children’s unique needs are met and their voices are heard. We deliver lasting results for millions of children, including those hardest to reach.

We do whatever it takes for children – every day and in times of crisis – transforming their lives and the future we share.

Our vision: A world in which every child attains the right to survival, protection, development and participation.

Our mission: To inspire breakthroughs in the way the world treats children, and to achieve immediate and lasting change in their lives.

Our values: Accountability, ambition, collaboration, creativity and integrity.

We are committed to ensuring our resources are used as efficiently as possible, to focus them on achieving maximum impact for children.

• General information on the project

Through the project "Improving the provision of social services for the most vulnerable groups in Kosovo in response to the Covid-19 pandemic", funded by the European Union Office in Kosovo, Save the Children Kosovo aims to contribute to an effective transformation of social services (psycho-social services; physiotherapy; safe housing, recreational activities; empowerment; independent living skills) in Kosovo to improve the quality and availability of local social and community-based services for children and vulnerable people living at risk social. This will be achieved through three (3) components: Increasing availability and access to social services; Strengthening capacities for increasing the adaptability, effectiveness, efficiency, affordability and quality of social services; and Awareness raising and advocacy.

• Objective

The current assignment aims to support employees of Centers for Social Work and municipal officials through training in planning and budgeting. The consultancy will contribute to increasing the capacities of formal service providers and municipal officials in daily operations, thus facilitating the process of contracting social services by the non-governmental sector.

• Location and official travel included

The contracted services will be carried out in Kosovo.

• Services to be provided by the Expert/company

The selected local expert/company will be responsible for drafting the training program and holding ten (10) two (2) day trainings for employees of Centers for Social Work in all regions of Kosovo.

• Required experience and skills

Save the Children Kosovo is looking for a local expert/company with the necessary expertise in strategic planning and budgeting with an emphasis on that which is relevant to social protection

Interested applicants must demonstrate the following skills:

-        Diploma in Economics, Finance, Management (Master would be considered as an advantage);

-        Proven knowledge in budget planning;

-        Proven experience in the field of social services, social welfare and in particular in their strategic planning and budgeting.

-        Knowledge of the operation of the municipal budget;

-        Analytical ability to understand and explain complex ideas and problems in simple and understandable language;

-        Expertise in facilitating processes of similar complexity;

-        Ability to produce high-quality products and within the deadline;

-        Very good knowledge of English and Albanian (written/spoken). Knowledge of the Serbian language would be considered an advantage;

-        Ability to produce well-written reports in a reader-friendly format, demonstrating excellent analytical and communication skills.

• Save the Children Kosovo expects the following result within the time limit as below:

Deadline

For the selected expert/company to meet the deadline given below, 22 working days are foreseen.

Estimated start date: July 17, 2023

Estimated completion date: August 25, 2023

Status updates/reporting

The selected expert/company must maintain constant communication with Save the Children Kosovo representatives throughout this period. In addition, the expert/company will coordinate the process and consult with the representatives of the Department for Social and Family Policy in MFLT, while the implementation of the trainings will also be done in coordination with the Geographical Coordinators of Save the Children Kosovo/o in all the municipalities of targeted.

• Acceptance

Deliverables will be accepted by:

-        Project Manager within 5 days from the date of delivery.

• General assumptions and possible support

Save the Children Kosova/o within the project, ‘Strengthening social service provision for the most vulnerable groups in Kosovo, in response to COVID-19’ funded by European Union Office in Kosovo, foresees to strengthen the cooperation of public and non-public service providers. Additionally, within the consultancy, Save the Children Kosova/o besides its technical role during the consultancy, feedback on proposed approaches will be provided.

• Payment information

Save the Children Kosovo will remuneratee the expert/company for the gross daily fee (from which income taxes and pension contributions will be withheld and paid, based on the Law of Kosovo) or/and the amount free of VAT in the case of a Company . Save the Children Kosova/o will make the payment via bank transfer to the bank account after completion and approval of the task and submission of the completed timesheet/invoice.

• 100% of the total cost will be paid within 15 days of the successful completion of the assigned deliverables;

Sometimes the nature of the services required necessitates that Suppliers are paid on a daily/hourly rate. Timesheets are required for all service providers on a daily/hourly rate e.g.

Payment will be made based on the contractually agreed daily rate and only for the contractually agreed services. Timesheets using the template provided are to be submitted  monthly during the Engagement. Payment will only be made upon receipt of a valid invoice accompanied by the timesheet/s for the relevant period.

The Fees are inclusive of all costs, overheads and expenses, including travel, subsistence and accommodation.

Other important information

As a condition of entering into a consultancy agreement, the Company/individual(s) must sign the Save the Children International Child Safeguarding Policy and abide by the terms and conditions thereof.

How to apply for services

Interested Candidates are welcome to apply by sending the documents listed below to procurementkosovo@savethechildren.org. with the subject line: SS_Budgeting

1. The technical proposal should have the following details: Understanding of the task and the works derived from it, Methodology and approach to be used – including the concept of the training program, Operational plan with clear timeframe.
2.  The financial proposal for each working day including the offer in the amount free of VAT (for companies) and in the gross amount (for individuals) before any tax deductions in the country of origin.
3. Curriculum Vitae.
4. Business certificate (for companies)

The application deadline is: July 10, 2023 until 4:30 p.m.

Selection criteria

Applications will be evaluated taking into account the evaluation criteria as follows:

Pëmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë, si reagim ndaj pandemisë COVID-19

Ri-Shpalle Termat e Referencës (TeR)

Ekspert/kompani vendore për të ofruar trajnime për punonjësit e Qendrave për Punë Sociale dhe zyrtarët komunal në planifikim  dhe buxhetim

• Historiku i Save the Children

Save the Children është organizata kryesore e pavarur në botë që punon për fëmijët. Save the Children beson se çdo fëmijë e meriton një të ardhme. Në mbarë botën, ne punojmë çdo ditë për t'u ofruar fëmijëve një fillim të shëndetshëm në jetë, mundësinë për të mësuar dhe për t'u mbrojtur nga dëmet. Kur ndodhin kriza dhe fëmijët janë më të cenueshmit, ne jemi gjithmonë ndër të parët që reagojmë dhe të fundit që largohemi. Ne sigurojmë që nevojat unike të fëmijëve të plotësohen dhe zëri i tyre të dëgjohet. Ne ofrojmë rezultate të qëndrueshme për miliona fëmijë, përfshirë edhe ata që janë më të vështirë për t'u arritur.

Ne bëjmë gjithçka që nevojitet për fëmijët – çdo ditë dhe në kohëra krizash – duke transformuar jetën e tyre dhe të ardhmen e përbashkët.

Vizioni ynë: Një botë në të cilën çdo fëmijë gëzon të drejtën për mbijetesë, mbrojtje, zhvillim dhe pjesëmarrje.

Misioni ynë: Arritja e progresit në mënyrën se si bota i trajton fëmijët dhe për të arritur ndryshime të menjëhershme dhe të qëndrueshme në jetën e tyre.

Vlerat tona: Llogaridhënia, ambicia, bashkëpunimi, kreativiteti dhe integriteti.

Ne jemi të përkushtuar që burimet tona të përdoren në mënyrë sa më efikase, në mënyrë që t'i fokusojmë ato në arritjen e ndikimit maksimal për fëmijët.

• Informacion i përgjithshëm mbi projektin

Përmes projektit “Përmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë si reagim ndaj pandemisë Covid-19”, financuar nga Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë, Save the Children Kosova/o synon të kontribuojë në një transformim efektiv të shërbimeve sociale (shërbimeve psiko-sociale; fizioterapi; strehim të sigurt, aktivitete rekreative; fuqizim; aftësi për jetë të pavarur) në Kosovë për të përmirësuar cilësinë dhe disponueshmërinë e shërbimeve lokale sociale dhe të bazuara në komunitet për fëmijët dhe personat e cenueshëm që jetojnë në rrezik social. Kjo do të arrihet përmes tre (3) komponentëve: Rritja e disponueshmërisë dhe qasjes ndaj shërbimeve sociale; Forcimi i kapaciteteve për rritjen e përshtatshmërisë, efektivitetit, efikasitetit, përballueshmërisë dhe cilësisë së shërbimeve sociale; dhe Rritja e ndërgjegjësimit dhe avokimit.

• Objektivi

Detyra aktuale synon të mbështesë punonjësit e Qendrave për Punë Sociale dhe zyrtarëve komunal përmes trajnimit në planifikim dhe buxhetim. Konsulenca do të kontribuoj në ngritjen e kapaciteteve të ofruesve formal të shërbimeve dhe zyrtarëve komunal në operim të përditshëm, rrjedhimisht do lehtësoj procesin e kontraktimit të shërbimeve sociale nga sektori jo-qeveritar.

• Vendndodhja dhe udhëtimet zyrtare të përfshira

Shërbimet e kontraktuara do të kryhen në Kosovë.

• Shërbimet që do t’i ofrojë Eksperti/kompania

Eksperti/kompania e përzgjedhur vendore do të jetë përgjegjës për të draftuar programin trajnues dhe mbajtjen e dhjetë (10) trajnime dy (2) ditore për punonjësit e Qendrave për Punë Sociale në të gjitha rajonet e Kosovës.

• Përvoja dhe shkathtësitë e nevojshme

Save the Children Kosova/o po kërkon ekspert/kompani vendore, me ekspertizën e nevojshme në planifikim strategjik dhe buxhetim me theks në atë relevant për mbrojtjen sociale

Aplikantët e interesuar duhet të demonstrojnë shkathtësitë e tyre si në vijim:

-        Diplomë ne Ekonomi, Financa, Menaxhment (Master do të konsiderohej si përparësi);

-        Njohuri të dëshmuara në planifikimin buxhetor;

-        Përvojë e dëshmuar në fushën e shërbimeve sociale, mirëqenie sociale dhe në veçanti në planifikim strategjik dhe buxhetimin e tyre.

-        Njohuri në funksionimin e buxhetit komunal;

-        Aftësi analitike për të kuptuar dhe shpjeguar ide dhe probleme të ndërlikuara në një gjuhë të thjeshtë dhe të kuptueshme;

-        Ekspertizë në lehtësimin e proceseve me kompleksitet të ngjashëm;

-        Aftësi për të prodhuar produkte me cilësi të lartë dhe brenda afatit kohor;

-        Njohuri shumë të mira të gjuhës angleze dhe shqipe (në të shkruar/në të folur). Njohja e gjuhës serbe do të konsiderohej si përparësi;

-        Aftësi për të hartuar raporte të shkruara mirë, në një format të përshtatshëm për lexuesin, duke demonstruar shkathtësi të shkëlqyera analitike dhe komunikuese.

• Save the Children Kosova/o pret rezultatet e mëposhtme brenda afatit kohor si në vijim:

Afati kohor

Që eksperti /kompania i/e përzgjedhur ta përmbushë afatin kohor të dhënë më poshtë, janë parashikuar 22 ditë pune.

Data e parashikuar e fillimit: 17 Korrik 2023

Data e parashikuar e përfundimit: 25 Gusht 2023

Përditësimet/raportimi i statusit

Eksperti /kompania e përzgjedhur duhet të mbajnë komunikim të vazhdueshëm me përfaqësuesit Save the Children Kosova/o gjatë gjithë kësaj periudhe. Për më tepër, eksperti/kompania do të koordinojë procesin dhe të konsultohet me përfaqësuesit e Departamentit për Politika Sociale dhe Familjare në MFPT, përderisa realizimi i trajnimeve do bëhet në koordinim edhe me Koordinatorët Gjeografik të Save the Children Kosova/o në të gjitha komunat e targetuara.

• Pranimi

Produktet e caktuara do të pranohen nga:

-        Menaxheri i projektit brenda 5 ditëve nga data e dorëzimit.

• Supozime të përgjithshme dhe mbështetja e mundshme

Save the Children Kosova/o në kuadër të projektit, 'Përmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë, si reagim ndaj pandemisë COVID-19’, financuar nga Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë, parasheh ofrimin e trajnimeve për ndërtim të kapaciteteve për organizatat vendore në Kosovë. Përveç kësaj, në kuadër të konsulencës, Save the Children Kosova/o përveç rolit të vet teknik gjatë konsulencës, do të ofrojë edhe komente mbi qasjet e propozuara.

• Informata mbi pagesën

Save the Children Kosova/o do ta kompensojë ekspertin/kompaninë për tarifë bruto ditore (nga e cila do të mbahen dhe paguhen taksat mbi të ardhurat dhe kontributi pensional, bazuar në Ligjin e Kosovës) ose/dhe në shumën pa TVSH në rastin e Kompanisë. Save the Children Kosova/o do të kryejë pagesën përmes transferit bankar në llogarinë bankare pas përfundimit dhe miratimit të detyrës dhe dorëzimit të fletës së orëve të punës/faturës së përfunduar.

• 100% e kostos totale do të paguhen brenda 15 ditëve nga përfundimi i suksesshëm i produkteve të caktuara;

Ndonjëherë natyra e shërbimeve të kërkuara kërkon që Furnizuesit të paguhen me një tarifë ditore/orë. Fletët me orët e punës kërkohen për të gjithë ofruesit e shërbimeve me një tarifë ditore/orëshe, p.sh.:

Pagesa do të bëhet në bazë të tarifës ditore të kontraktuar dhe vetëm për shërbimet e kontraktuara. Fletët e orëve të punës duke përdorur shabllonin e ofruar nga Save the Children Kosova/o duhet të dorëzohen në baza mujore gjatë angazhimit. Pagesa do të bëhet vetëm pas pranimit të një fature të vlefshme të shoqëruar nga fleta me orët e punës për periudhën përkatëse.

Tarifat përfshijnë të gjitha shpenzimet, shpenzimet e paparashikuara, dhe udhëtimin, banimin dhe akomodimin

Informacione të tjera të rëndësishme

Si kusht për të lidhur një marrëveshje konsulence, kompania/individi(ët) duhet të nënshkruajnë politikën ndërkombëtare të mbrojtjes së fëmijëve të Save the Children dhe t'u përmbahen kushteve dhe kritereve të saj.

Si të aplikoni për shërbimet

Kandidatët e interesuar janë të mirëseardhur të aplikojnë duke dërguar dokumentet e listuara më poshtë tek procurementkosovo@savethechildren.org. me temën: SS_Budgeting

1. Propozimi teknik duhet t’i ketë këto detaje: Të kuptuarit e detyrës dhe punëve që rrjedhin prej saj, Metodologjia dhe qasja që do të përdoret – përfshirë edhe konceptin e programit trajnues, Plani operativ me afat kohor të qartë.
2.  Propozimi financiar për çdo ditë pune duke përfshirë ofertën në shumën pa TVSH (për kompani) dhe në shumën bruto (për individë) përpara çdo zbritjeje tatimore të vendit të origjinës.
3. Curriculum Vitae.
4. Certifikata e biznesit (për kompanitë)

Afati i fundit për aplikim është: 10 korrik 2023 deri në ora 16:30.

Kriteret e përzgjedhjes

Aplikacionet do të vlerësohen duke marrë parasysh kriteret e vlerësimit si më poshtë:

Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu, kao odgovor na COVID-19

Ponovna reklama Opis zadataka i dužnosti (na engleskom Terms of Reference)

Lokalni ekspert/kompanija za pružanje obuke za zaposlene u centrima za socijalni rad i opštinske službenike u planiranju i budžetiranju

• Istorijat Save the Children

Save the Children je vodeća svetska nezavisna organizacija za decu. Save the Children veruje da svako dete zaslužuje budućnost. Širom sveta svakodnevno radimo na tome da deci pružimo zdrav početak života, priliku za učenje i zaštitu od štete. Kada dođe do krize i kada su deca najranjivija, uvek smo među prvima koji reaguju i poslednji odlaze. Osiguravamo da su jedinstvene potrebe dece zadovoljene i da se njihov glas čuje. Pružamo održive rezultate za milione dece, uključujući i one najteže dostupne.

Činimo sve što je potrebno za decu – svaki dan kao i u vremenima krize – transformišući njihove živote i zajedničku budućnost.

Naša vizija: Svet u kome svako dete stiče pravo na opstanak, zaštitu, razvoj i učešće.

Naša misija: da inspirišemo napredak u načinu na koji se svet odnosi prema deci i da postignemo trenutnu i trajnu promenu u njihovim životima.

Naše vrednosti: Odgovornost, ambicija, saradnja, kreativnost i integritet.

Posvećeni smo tome da osiguramo da se naši resursi koriste što je moguće efikasnije, kako bismo ih usredsredili na postizanje maksimalnog uticaja na decu.

• Opšte informacije o projektu

Kroz projekat “Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu kao odgovor na Covid-19”, koji finansira Kancelarija Evropske unije na Kosovu, Save the Children Kosovo ima za cilj da doprinese efikasnoj transformaciji sistema socijalnih usluga na Kosovu kako bi se poboljšao kvalitet i dostupnost lokalnih socijalnih usluga i usluga u zajednici za decu i ugrožene ljude koji žive u socijalnom riziku. Ovo će se postići kroz tri (3) komponente: Povećanje dostupnosti i dostupnosti socijalnih usluga; Jačanje kapaciteta za poboljšanje adekvatnosti, učinkovitosti, efikasnosti, pristupačnosti i kvaliteta socijalnih usluga; kao i Podizanje svesti i zagovaranje.

• Svrha

Trenutni zadatak ima za cilj da podrži zaposlene u Centru za socijalni rad i opštinske službenike kroz obuku u planiranju i budžetiranju. Konsultantske usluge će doprineti podizanju kapaciteta formalnih pružalaca usluga i opštinskih službenika u svakodnevnom poslovanju, čime će se olakšati proces ugovaranja socijalnih usluga od nevladinog sektora.

• Lokacija i uključena službena putovanja

Ugovorene usluge će se obavljati na Kosovu.

• Usluge koje treba da pruži ekspert/kompanija

Izabrani lokalni ekspert/kompanija će biti odgovorni za izradu programa obuke i održavanje deset (10) dvodnevnih (2) obuka za zaposlene u centrima za socijalni rad u svim regionima Kosova.

• Potrebno iskustvo i veštine

Save the Children Kosovo traži lokalnog eksperta/kompaniju, sa potrebnom ekspertizom u strateškom planiranju i budžetiranju sa naglaskom na ono što je relevantno za socijalnu zaštitu.

Zainteresovani kandidati treba da pokažu sledeće kompetencije:

-        Diploma iz ekonomije, finansija, menadžmenta (zvanje master bi se smatralo kao prednost);

-        Dokazano znanje u planiranju budžeta;

-        Dokazano iskustvo u oblasti socijalnih usluga, socijalne zaštite, a posebno u strateškom planiranju i njihovom budžetiranju.

-        Poznavanje funkcionisanja opštinskog budžeta;

-        Analitičke sposobnosti za razumevanje i objašnjenje složenih ideja i problema na jednostavnom i razumljivom jeziku;

-        Stručnost u olakšavanju procesa slične složenosti;

-        Sposobnost izrade proizvoda visokog kvaliteta i u zakazanom vremenskom roku;

-        Odlično poznavanje engleskog i albanskog (pismeno/govorno). Srpski jezik bi pritom predstavljao jaku prednost;

-        Sposobnost izrade dobro napisanih modula obuke i izveštaja u formatu pogodnom za čitanje, demonstrirajući odlične analitičke i komunikacijske veštine.

• Save the Children Kosovo očekuje sledeće rezultate u sledećem vremenskom okviru:

Vremenski okvir

Kako bi izabrani ekspert/kompanija ispunila dole navedeni rok, predviđeno je 22 radna dana.

Predviđeni datum početka: 17 jul 2023

Predviđeni datum završetka: 25 avgust 2023

Ažuriranje/izveštavanje o statusu

Izabrani ekspert/kompanija moraju održavati stalnu komunikaciju sa predstavnicima Save the Children Kosovo tokom ovog perioda. Pored toga, ekspert/kompanija će koordinirati proces i konsultovati se sa predstavnicima Odeljenja za socijalnu i porodičnu politiku u MFRT-u, dok će se realizacija obuka obavljati i u koordinaciji sa geografskim koordinatorima Save the Children Kosovo u svim ciljanim opštinama.

• Prijem

Opisani proizvodi treba da budu predati:

-        Menadžeru projekta u roku od 5 dana od datuma isporuke.

• Opšte pretpostavke i moguća podrška

Save the Children Kosovo u okviru projekta „Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu, kao odgovor na pandemiju COVID-19“, koji finansira Kancelarija Evropske unije na Kosovu, predviđa obezbeđivanje građevinske obuke za kapacitete za lokalne organizacije na Kosovu. Pored toga, u okviru konsultantskih usluga, Save the Children Kosovo, pored svoje tehničke uloge tokom konsultacije, biće obezbeđene povratne informacije o predloženim pristupima.

• Informacije o plaćanju

Save the Children Kosovo će nadoknaditi fasilitatora dnevnim bruto naknadama (od koje će se zadržavati i plaćati porezi na prihod i penzijski doprinos, na osnovu zakona Kosova) ili/i u iznosu bez PDV-a u slučaju kompanije. Save the Children Kosovo će izvršiti uplatu putem bankovnog transfera na bankovni račun nakon završetka i odobrenja zadatka i predaje popunjenog radnog lista/fakture.

• •                100% ukupnih troškova se plaća u roku od 15 dana od uspešnog završetka dodeljenog zadatka;

Ponekad priroda potrebnih usluga zahteva da se dobavljači plaćaju po dnevnoj/satnoj tarifi. Radni listovi su potrebni za sve pružaoce usluga na dnevnoj/satnoj tarifi, kao na primer:

Plaćanje će se vršiti po ugovorenoj dnevnoj ceni i samo za ugovorene usluge. Radni listovi koji koriste obrazac koji obezbeđuje Save the Children Kosovo moraju se dostavljati na mesečnoj osnovi tokom angažovanja. Plaćanje će biti izvršeno tek nakon prijema važeće fakture sa priloženim radnim listom sa radnim vremenom za relevantni period.

Naknade uključuju sve troškove, režije i rashode, uključujući putovanja, dnevnice i smeštaj.

Druge važne informacije

Kao uslov za sklapanje konsultantskog ugovora, kompanija/pojedinac/pojedinci moraju da potpišu Međunarodnu politiku zaštite dece Save the Children i da se pridržavaju njenih odredbi i uslova.

Kako da se prijavite (konkurišete) za usluge

Zainteresovani kandidati su dobrodošli da se prijave slanjem dole navedenih dokumenata na adresu procurementkosovo@savethechildren.org. na naslovom: SS_Budgeting

1. Tehnički predlog treba da sadrži sledeće detalje: Razumevanje zadatka i njegovih zadataka, Metodologiju i pristup koji će se koristiti, Operativni plan sa jasnim vremenskim okvirom.
2. Finansijski predlog za svaki radni dan uključujući ponudu u iznosu bez PDV-a (kompanija) i bruto iznos (pojedinac) pre bilo kakvih zakonskih odbitaka.
3. Kratka biografija.
4. Sertifikat o biznisu (za kompanije)

Krajnji rok za prijavu je: 10 jul 2023 sve do 16:30 časova.

Kriterijumi odabira

Prijave će biti ocenjivane uzimajući u obzir sledeće kriterijume ocenjivanja: