Strengthening social services provision for the most vulnerable groups in Kosovo, in response to COVID-19

Terms of Reference (ToR) – Local company to draft three (3) Municipal Action Plans in line with social protection in Kosovo

• Background on Save the Children

Save the Children is the leading global independent organization for children. Save the Children believes every child deserves a future. Around the world, we work every day to give children a healthy start in life, the opportunity to learn and protection from harm. When crisis strikes and children are most vulnerable, we are always among the first to respond and the last to leave. We ensure children’s unique needs are met and their voices are heard. We deliver lasting results for millions of children, including those hardest to reach.

We do whatever it takes for children – every day and in times of crisis – transforming their lives and the future we share.

Our vision: A world in which every child attains the right to survival, protection, development and participation.

Our mission: To inspire breakthroughs in the way the world treats children, and to achieve immediate and lasting change in their lives.

Our values: Accountability, ambition, collaboration, creativity and integrity.

We are committed to ensuring our resources are used as efficiently as possible, to focus them on achieving maximum impact for children.

• General information on the project

Through the project “Strengthening Social Service Provision for the Most Vulnerable Groups in Kosovo in Response to Covid-19”, financed by European Union Office in Kosovo, Save the Children Kosova/o aims to contribute to an effective transformation of the social services system in Kosovo to improve quality and availability of the local social and community-based services for children and vulnerable people living at social risk. This will be achieved through three (3) components: Enhancing availability of and accessibility to social services; Strengthening the capacities to enhance the adequacy, effectiveness, efficiency, affordability and quality of the social services; and Awareness raising and advocacy.

• Objective

Save the Children Kosova/o aims to support the process of drafting of three (3) Municipal Action Plans with an emphasis on social protection and social services. Municipalities targeted for Municipal Action Plans will be determined by the Department of Social and Family Policies after the respective appointment. The local company will be responsible for organizing three one day workshops with the target Municipalities, together with the representatives of the relevant Municipal Directorates and Centers for Social Work -CSWs in order to finalize the Municipal Action Plans and recognize the Plan as an official municipal document.

• Location and official travel included

The contracted services will be performed in Kosovo, with field visits to targeted regions.

• Services to be provided by the supplier

The selected company will be assigned to draft the Municipal Action Plans in the target Municipalities (defined by the DSFP) as well as the follow-up Workshops.

Municipal Action Plans, oriented towards social protection, among other things, should also include: Strategic Objectives; Specific Objectives; Actions; Initial indicators; Target Indicators; Responsible institution/s; Supportive institutions; Time Frame, Budget.

• Required experience and skills

Save the Children Kosovo/o is looking for a local company, with the necessary expertise in the social services system and budget planning for the drafting of municipal plans in Kosovo.

Interested applicants must demonstrate the following competencies:

• Diploma in the field of social and/or economic sciences (Master degree would be considered an advantage);
• Proven knowledge of social services provided in Kosovo;
• Proven experience in the field of social and family services (would be considered an advantage);
• Experience in drafting Municipal Action Plans;
• Knowledge of municipal functioning and social protection system in Kosovo;
• Proven experience in budget planning;
• Analytical skills to understand and explain complex ideas and problems in simple and understandable language;
• Expertise in facilitating processes of similar complexity;
• Ability to produce high quality products and within the specified time frame;
• Very good knowledge of English and Albanian (written/spoken). Knowledge of the Serbian language would be considered an advantage;
• Ability to produce well-written reports, in a reader-friendly format, and excellent analytical and communication skills.

-            Save the Children Kosovo expects the results within the following time frame:

Deadline

It will take 40 working days for the selected Company to meet the deadline given below.

Estimated start date: April 27, 2023

Estimated completion date: July 14, 2023

Status updates/reports

The selected local company must maintain constant communication with representatives from DSFP, targeted municipalities and Save the Children Kosova/o.

• Deliverables

Certain products will be received by:

-        Project Manager within 5 days from the date of delivery

• General assumptions and dependencies

Save the Children Kosovo within the project, Strengthening social services provision for the most vulnerable groups in Kosovo, in response to COVID-19' financed by the Office of the European Union in Kosovo, envisages strengthening the cooperation of public and non-public service providers. Moreover, within the framework of the consultancy, Save the Children Kosova/o, in addition to the technical role during the consultancy, will also offer recommendations regarding the proposed methodology and the facilitated process.

• Payment information

Save the Children Kosova/o will remunerate the facilitator on a daily gross fee (from which the income taxes and pension contribution will be withheld and paid, based on Kosovo Law) or/and in an amount free of VAT in the case of the Company. Save the Children Kosova/o will make the payment through bank transfer in the bank account upon completion and approval of the assignment and submission of the completed timesheet/invoice.

• 100% of the total cost payable within 15 days of satisfactory completion of assigned deliverables;

Sometimes the nature of the services required necessitates that Suppliers are paid on a daily/hourly rate. Timesheets are required for all service providers on a daily/hourly rate e.g.

Payment will be made based on the contractually agreed daily rate and only for the contractually agreed services. Timesheets using the template provided are to be submitted  monthly during the engagement. Payment will only be made upon receipt of a valid invoice accompanied by the timesheet/s for the relevant period.

The Fees are inclusive of all costs, overheads and expenses, including travel, subsistence and accommodation.

Other important information

As a condition of entering into a consultancy agreement, the Company/individual(s) must sign the Save the Children International Child Safeguarding Policy and abide by the terms and conditions thereof.

• How to apply for services

Interested candidates are welcome to apply by sending the documents listed below to procurementkosovo@savethechildren.org under the subject: SS_MAP

1. The technical proposal should have the following details: Understanding of the task and the works deriving from it, Methodology and approach to be used, Operational plan with a clear timeframe.
2. Financial proposal for each working day including the offer without VAT (for companies) and in gross amount (for individuals) before any tax deduction of the country of origin.
3. Curriculum Vitae.
4. Business certificate (for companies)

The application deadline is: April 20, 2023 until 4:30 p.m.

Selection criteria

Applications will be evaluated taking into account the evaluation criteria as follows:

Pëmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë, si reagim ndaj COVID-19

Termat e Referencës (TeR) – Kompani vendore për të draftuar tri (3) Plane Komunale të Veprimit në linjë me mbrojtjen sociale në Kosovë

• Informata mbi Save the Children

Save the Children është organizata kryesore e pavarur në botë që punon për fëmijët. Save the Children beson se çdo fëmijë e meriton një të ardhme. Në mbarë botën, ne punojmë çdo ditë për t'u ofruar fëmijëve një fillim të shëndetshëm në jetë, mundësinë për të mësuar dhe për t'u mbrojtur nga dëmet. Kur ndodhin kriza dhe fëmijët janë më të cenueshmit, ne jemi gjithmonë ndër të parët që reagojmë dhe të fundit që largohemi. Ne sigurojmë që nevojat unike të fëmijëve të plotësohen dhe zëri i tyre të dëgjohet. Ne ofrojmë rezultate të qëndrueshme për miliona fëmijë, përfshirë edhe ata që janë më të vështirë për t'u arritur.

Ne bëjmë gjithçka që nevojitet për fëmijët – çdo ditë dhe në kohëra krizash – duke transformuar jetën e tyre dhe të ardhmen e përbashkët.

Vizioni ynë: Një botë në të cilën çdo fëmijë gëzon të drejtën për mbijetesë, mbrojtje, zhvillim dhe pjesëmarrje.

Misioni ynë: Arritja e progresit në mënyrën se si bota i trajton fëmijët dhe për të arritur ndryshime të menjëhershme dhe të qëndrueshme në jetën e tyre.

Vlerat tona: Llogaridhënia, ambicia, bashkëpunimi, kreativiteti dhe integriteti.

Ne jemi të përkushtuar që burimet tona të përdoren në mënyrë sa më efikase, në mënyrë që t'i fokusojmë ato në arritjen e ndikimit maksimal për fëmijët.

• Informacion i përgjithshëm mbi projektin

Përmes projektit “Përmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë si reagim ndaj Covid-19”, financuar nga Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë, Save the Children Kosova/o synon të kontribuojë në një transformim efektiv të shërbimeve sociale në Kosovë dhe të përmirësojë cilësinë dhe qasjen në shërbimeve lokale sociale dhe me bazë në komunitet për fëmijët dhe personat e cenueshëm që jetojnë në rrezik social. Kjo do të arrihet përmes tre (3) komponentëve: Rritja e  cilësisë  dhe qasjes ndaj shërbimeve sociale; Forcimi i kapaciteteve për rritjen e përshtatshmërisë, efektivitetit, efikasitetit, përballueshmërisë dhe cilësisë së shërbimeve sociale; dhe Rritja e ndërgjegjësimit dhe avokimit per sherbime cilesore sociale

• Objektivi

Përmes konsulencës në fjalë, Save the Children Kosova/o synon të mbështesë procesin e draftimit të tri (3) Planeve Komunale me theks në mbrojtjen dhe shërbimet sociale. Komunat e targetuara për Planet Komunale të Veprimit, do përcaktohen nga Departamenti i Politikave Sociale dhe Familjare pas angazhimit. Kompania vendore do jetë përgjegjëse për të organizuar edhe punëtoritë me Komunat e përcaktuara, bashkë me përfaqësuesit e Drejtorive Komunale përkatese dhe Qendrat për Punë Sociale – QPS-të me qëllim të finalizimit të Planeve Komunale të Veprimit dhe njohjes së Planit si një dokument zyrtar komunal.

• Vendndodhja dhe udhëtimet zyrtare të përfshira

Shërbimet e kontraktuara do të kryhen në Kosovë, me vizita në terren në rajone të synuara.

• Shërbimet që do t’i ofrojë furnizuesi

Kompania e përzgjedhur do të caktohet që të draftoj Planet Komunale të Veprimit në Komunat e synuara (të përcaktuara nga DPSF) si dhe Punëtoritë përcjellëse.

Planet Komunale të Veprimit, të orinetuara në mbrojtjen sociale ndër tjerash do duhej të përfshijnë edhe: Objektivat Strategjike; Objektivat Specifike; Veprimet; Treguesit fillestar; Treguesit e Synuar; Institucioni/et përgjegjës/e; Insitucionet ndihmuese; Korniza Kohore, Buxheti.

• Përvoja dhe shkathtësitë e nevojshme

Save the Children Kosova/o kërkon kompani vendore, me ekspertizën e nevojshme në sistemin e shërbimeve sociale dhe plantifikimin buxhetor për hartimin e planeve komunale në Kosovë.

Aplikantët e interesuar duhet t’i demonstrojnë kompetencat e mëposhtme:

• Diplomë në fushën e shkencave sociale apo/dhe ekonomike (Master do të konsiderohej si avantazh);
• Njohuri të dëshmuara të shërbimeve sociale të ofruara në Kosovë;
• Përvojë e dëshmuar në fushën e shërbimeve sociale dhe familjare (do të konsiderohej si avantazh);
• Përvojë në draftimin e Planeve Komunale të Veprimit;
• Njohuri në funksionimin komunal dhe sistemin e mbrojtes sociale në Kosovë;
• Përvojë të dëshmuar në planifikim buxhetor;
• Aftësi analitike për të kuptuar dhe shpjeguar ide dhe probleme të ndërlikuara në një gjuhë të thjeshtë dhe të kuptueshme;
• Ekspertizë në lehtësimin e proceseve me kompleksitet të ngjashëm;
• Aftësa për të prodhuar produkte me cilësi të lartë dhe brenda afatit kohor të caktuar;
• Njohuri shumë të mira të gjuhës angleze dhe shqipe (në të shkruar/të folur). Njohja e gjuhës serbe do të konsiderohej si avantazh;
• Aftësi për të prodhuar raporte të shkruara mirë, në një format të përshtatshëm për lexuesin, dhe aftësi të shkëlqyera analitike dhe komunikuese.

-            Save the Children Kosova/o pret rezultatet brenda afatit kohor të mëposhtëm:

Afati kohor

Që Kompania e përzgjedhur për të përmbushur afatin kohor të dhënë më poshtë, do të nevojiten 40 ditë pune.

Data e parashikuar e fillimit: 27 prill 2023

Data e parashikuar e përfundimit: 14 korrik 2023

Përditësimet/raportimet e statusit

Kompania e përzgjedhur vendore duhet të mbajë komunikim të vazhdueshëm me përfaqësuesit nga DPSF, Komunat e targetuara dhe Save the Children Kosova/o.

• Dorëzimi

Produktet e caktuara do të pranohen nga:

-        Menaxheri i projektit brenda 5 ditëve nga data e dorëzimit

• Supozime dhe ndërvarësi të përgjithshme

Save the Children Kosova/o në kuadër të projektit, 'Përmirësimi i ofrimit të shërbimeve sociale për grupet më të cenueshme në Kosovë, si reagim ndaj COVID-19' financuar nga Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë, parasheh forcimin e bashkëpunimit të ofruesve të shërbimeve publike dhe jopublike. Për më tepër, në kuadër të konsulencës, Save the Children Kosova/o përveç rolit teknik gjatë konsulencës, do të ofrojë edhe rekomandime në metodologjinë e propozuar dhe procesin e fasilituar.

• Informacioni i pageses

Save the Children Kosova/o do ta kompensojë fasilituesin për tarifë bruto ditore (nga e cila do të mbahen dhe paguhen taksat mbi të ardhurat dhe kontributi pensional, bazuar në Ligjin e Kosovës) ose/dhe në shumën pa TVSH në rastin e Kompanisë. Save the Children Kosova/o do të kryejë pagesën përmes transferit bankar në llogarinë bankare pas përfundimit dhe miratimit të detyrës dhe dorëzimit të fletës së orëve të punës/faturës së përfunduar.

• 100% e kostos totale paguhet brenda 15 ditëve nga përfundimi me sukses i detyrave të caktuara;

Ndonjëherë natyra e shërbimeve të kërkuara kërkon që Furnizuesit të paguhen me një tarifë ditore/orë. Fletët me orët e punës kërkohen për të gjithë ofruesit e shërbimeve me një tarifë ditore/orëshe, p.sh.:

Pagesa do të bëhet në bazë të tarifës ditore të kontraktuar dhe vetëm për shërbimet e kontraktuara. Fletët e orëve të punës duke përdorur shabllonin e ofruar nga Save the Children Kosova/o duhet të dorëzohen në baza mujore gjatë angazhimit. Pagesa do të bëhet vetëm pas pranimit të një fature të vlefshme të shoqëruar nga fleta me orët e punës për periudhën përkatëse.

Tarifat përfshijnë të gjitha shpenzimet, shpenzimet e paparashikuara, dhe udhëtimin, banimin dhe akomodimin.

Informacione të tjera të rëndësishme

Si kusht për të lidhur një marrëveshje konsulence, kompania/individi(ët) duhet të nënshkruajnë politikën ndërkombëtare të mbrojtjes së fëmijëve të Save the Children dhe t'u përmbahen kushteve dhe kritereve të saj.

• Si të aplikoni për shërbimet

Kandidatët e interesuar janë të mirëseardhur të aplikojnë duke dërguar dokumentet e listuara më poshtë tek procurementkosovo@savethechildren.org me temën: SS_MAP

1. Propozimi teknik duhet t’i ketë këto detaje: Të kuptuarit e detyrës dhe punëve që rrjedhin prej saj, Metodologjia dhe qasja që do të përdoret, Plani operativ me afat kohor të qartë.
2.  Propozimi financiar për çdo ditë pune duke përfshirë ofertën në shumën pa TVSH (për kompani) dhe në shumën bruto (për individë) përpara çdo zbritjeje tatimore të vendit të origjinës.
3. Curriculum Vitae.
4. Certifikata e biznesit (për kompanitë)

Afati i fundit për aplikim është: 20 prill 2023 deri në orën 16:30.

Kriteret e përzgjedhjes

Aplikacionet do të vlerësohen duke marrë parasysh kriteret e vlerësimit si më poshtë:

Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu, kao odgovor na pandemiju COVID-19

Opis zadataka i dužnosti (na engleskom Terms of Reference)  – Lokalna kompanija koja će izraditi tri (3) opštinska akciona plana u skladu sa socijalnom zaštitom na Kosovu

• Uvod u Save the Children

Save the Children je vodeća svetska nezavisna organizacija za decu. Save the Children veruje da svako dete zaslužuje budućnost. Širom sveta svakodnevno radimo na tome da deci pružimo zdrav početak života, priliku za učenje i zaštitu od štete. Kada kriza udari i kada su deca najranjivija, uvek smo među prvima koji reaguju i poslednji odlaze. Osiguravamo da su jedinstvene potrebe dece zadovoljene i da se njihov glas čuje. Pružamo trajne rezultate za milione dece, uključujući i onu kojima je najteže pristupiti.

Činimo sve što je potrebno za decu – svaki dan kao i u vremenima krize – transformišući njihove živote i budućnost koju delimo.

Naša vizija: Svet u kome svako dete stiče pravo na opstanak, zaštitu, razvoj i učešće.

Naša misija: da inspirišemo napredak u načinu na koji se svet odnosi prema deci i da postignemo trenutnu i trajnu promenu u njihovim životima.

Naše vrednosti: Odgovornost, ambicija, saradnja, kreativnost i integritet.

Posvećeni smo tome da osiguramo da se naši resursi koriste što je moguće efikasnije, kako bismo ih usredsredili na postizanje maksimalnog uticaja na decu.

• Opšte informacije o projektu

Kroz projekat “Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu kao odgovor na Covid-19”, koji finansira Kancelarija Evropske unije na Kosovu, Save the Children Kosovo ima za cilj da doprinese efikasnoj transformaciji sistema socijalnih usluga na Kosovu kako bi se poboljšao kvalitet i dostupnost lokalnih socijalnih usluga i usluga u zajednici za decu i ugrožene ljude koji žive u socijalnom riziku. Ovo će se postići kroz tri (3) komponente: Povećanje dostupnosti i dostupnosti socijalnih usluga; Jačanje kapaciteta za poboljšanje adekvatnosti, efektivnosti, efikasnosti, pristupačnosti i kvaliteta socijalnih usluga; i Podizanje svesti i zagovaranje.

• Svrha

Preko dotične konsultacije, Save the Children Kosovo ima za cilj da podrži proces izrade tri (3) opštinska plana sa naglaskom na socijalnu zaštitu. Opštine za koje se planiraju opštinski akcioni planovi odrediće Odeljenje za socijalnu i porodičnu politiku nakon angažovanja. Lokalna kompanija će biti odgovorna za organizovanje radionica sa određenim opštinama, zajedno sa predstavnicima relevantnih opštinskih direkcija i Centara za socijalni rad – CSR kako bi se finalizirali opštinski akcioni planovi i prepoznao plan kao zvanični opštinski dokument.

• Lokacija i uključena službena putovanja

Ugovorene usluge će se obavljati na Kosovu, uz terenske posete ciljanim regionima.

• Usluge koje će pružalac usluga pružiti

Odabrana kompanija će biti zadužena za izradu opštinskih akcionih planova u ciljnim opštinama (definisane od strane OSPP-a) kao i prateće radionice.

Opštinski akcioni planovi, orijentisani ka socijalnoj zaštiti, između ostalog treba da sadrže i: Strateške ciljeve; Poseban zadatak; Akcije; Početni indikatori; Ciljni indikatori; Odgovorna institucija/e; Institucije pomoći; Vremenski okvir, budžet.

• Potrebno iskustvo i veštine

Save the Children Kosovo traži lokalnu kompaniju, sa potrebnom ekspertizom u sistemu socijalnih usluga i planiranju budžeta za izradu opštinskih planova na Kosovu.

Zainteresovani kandidati treba da pokažu sledeće kompetencije:

• Diploma iz oblasti društvenih i/ili ekonomskih nauka (master bi se smatrao prednošću);
• Dokazano poznavanje socijalnih usluga koje se nude na Kosovu;
• Dokazano iskustvo u oblasti socijalnih i porodičnih usluga (smatralo bi se kao prednost);
• Iskustvo u izradi opštinskih akcionih planova;
• Poznavanje funkcionisanja opština i sistema socijalne zaštite na Kosovu;
• Dokazano iskustvo u planiranju budžeta;
• Analitička sposobnost razumevanja i objašnjavanja složenih ideja i problema jednostavnim i razumljivim jezikom;
• Stručnost u olakšavanju procesa slične složenosti;
• Sposobnost izrade proizvoda visokog kvaliteta i u zadatom roku;
• Odlično poznavanje engleskog i albanskog (pismeno/govorno). Srpski jezik bi pritom predstavljao jaku prednost;
• Sposobnost izrade dobro napisanih izveštaja, u formatu pogodnom za čitanje, demonstrirajući odlične analitičke i komunikacione veštine.

-            Save the Children Kosovo očekuje sledeće rezultate i vremenski okvir:

Vremenski rok

Izabranoj kompaniji će biti potrebno 40 radnih dana da ispuni rok dat u nastavku.

Predviđeni datum početka: 27 april 2023

Predviđeni datum završetka: 14 jul 2023

Ažuriranja statusa/izveštavanje

Izabrana lokalna kompanija mora održavati stalnu komunikaciju sa predstavnicima OSPP-a, ciljanih opština i Save the Children Kosovo.

• Predaja

Dodeljene rezultate će prihvatiti:

-        Menadžer projekta u roku od 5 dana od datuma isporuke

• Opšte pretpostavke i zavisnosti

Save the Children Kosovo u okviru projekta „Jačanje pružanja socijalnih usluga za najugroženije grupe na Kosovu, kao odgovor na COVID-19“ koji finansira Kancelarija Evropske unije na Kosovu, predviđa jačanje saradnje javnih i nejavnih pružaoca usluga. Pored toga, u okviru konsultacije, Save the Children Kosovo, pored svoje tehničke uloge tokom konsultacije, biće obezbeđene povratne informacije o predloženim pristupima.

• Informacije o plaćanju

Save the Children Kosovo će nadoknaditi fasilitatora dnevnim bruto naknadama (od koje će se zadržavati i plaćati porezi na prihod i penzijski doprinos, na osnovu zakona Kosova) ili/i u iznosu bez PDV-a u slučaju kompanije. Save the Children Kosovo će izvršiti uplatu putem bankovnog transfera na bankovni račun nakon završetka i odobrenja zadatka i predaje popunjenog radnog lista/fakture.

• 100% ukupnih troškova plativih u roku od 15 dana od zadovoljavajućeg završetka dodeljenih rezultata;

Ponekad priroda potrebnih usluga zahteva da se dobavljači plaćaju po dnevnoj/satnoj tarifi. Radni listovi su potrebni za sve pružaoce usluga na dnevnoj/satnoj tarifi, kao na primer:

Plaćanje će se vršiti po ugovorenom dnevnom kursu i samo za ugovorno dogovorene usluge. Radni listovi koristeći priloženi format se dostavljaju mesečno tokom angažmana. Plaćanje će biti izvršeno samo po prijemu važeće fakture sa priloženim radnim listovima za relevantni period.

Naknade uključuju sve troškove, režijske i rashode, uključujući putovanje, dnevnice i smeštaj.

Druge važne informacije

Kao uslov za sklapanje konsultantskog ugovora, kompanija/pojedinac/pojedinci moraju da potpišu Međunarodnu politiku zaštite dece Save the Children i da se pridržavaju njenih odredbi i uslova.

• Kako da se prijavite za usluge

Zainteresovani kandidati su dobrodošli da se prijave slanjem dole navedenih dokumenata na adresu procurementkosovo@savethechildren.org sa naslovom: SS_MAP

1. Tehnički predlog treba da sadrži sledeće detalje: Razumevanje zadatka i njegovih zadataka, Metodologiju i pristup koji će se koristiti, Operativni plan sa jasnim vremenskim okvirom.
2. Finansijski predlog za svaki radni dan uključujući ponudu u iznosu bez PDV-a (kompanija) i bruto iznos (pojedinac) pre bilo kakvih zakonskih odbitaka.
3. Kratka biografija.
4. Sertifikat o biznisu (za kompanije)

Krajnji rok za prijavu je: 20. april 2023. godine do 16.30 časova.

Kriterijumi odabira

Prijave će biti ocenjivane uzimajući u obzir sledeće kriterijume ocenjivanja: