Terms of Reference

Local Consultant/Research Company for Conducting a Needs Assessment and Action Plan for Strengthening the EMIS Early Warning System (EWS) Module

1. Background of Save the Children

Save the Children is the world's leading independent children's organization. Save the Children believes that every child deserves a future. Around the world, we work every day to provide children with a healthy start in life, opportunities to learn and protection. When crises break out, and children are the most vulnerable, we are always among the first to respond and the last to leave. We ensure that children's needs are met and that their voices are heard. We bring long-term results for millions of children, including the most difficult to reach.

We do everything we can for children - every day and in times of crisis - by transforming their lives and our shared future.

Our vision: A world in which every child realizes the right to survival, protection, development and participation.

Our mission: To inspire new developments in the way the world treats children and to achieve rapid and long-term changes in their lives.

Our values: Accountability, ambition, collaboration, creativity and integrity.

We are committed to ensuring that our resources are utilized as efficiently as possible, with a focus on achieving maximum impact on children.

1. General information about the project

Through the project “Empowerment of Kosovo vulnerable communities through better and equal access to the labour market” funded by the Austrian Development Agency (ADA) with funds of Austrian Development Cooperation, Save the Children Kosova/o (SCiK) and its project partners aim to empower girls and boys from Roma, Ashkali and Egyptian communities with the knowledge, capacity, skills and opportunities to transition into adulthood, as well as dignified, decent and sustainable work. Spanning seven municipalities in Kosovo, the project employs a multi-tiered strategy involving interventions at the child and family, school, municipal, labour market, and national levels. The primary objectives include improving access to and retention in quality secondary education, providing vocational and life skills training, and promoting equal opportunities for dignified and sustainable work.

1. Objective

SCiK is seeking to engage a local consultant/research company to carry out a needs assessment of the current data collection and evaluation structures within the Early Warning System (EWS) module of the Education Management Information System (EMIS) with the aim to enhance the system's capability to effectively identify early signs of school drop-outs. The needs assessment is expected to identify the strengths and weaknesses of the current EMIS Early Warning System.  The needs assessment is expected to identify the strengths and weaknesses of the current EMIS Early Warning System. It should capture the challenges faced by educational administrators, teachers, school staff, or any stakeholder involved in monitoring and responding to cases of dropouts within the system to effectively utilize the current system for capturing cases of dropouts and institutional challenges to inform systemic responses based on evidence.

Following the completion of the needs assessment, the consultant/research company is expected to conduct a three (3) day workshop involving project stakeholders. The purpose of this workshop is to collaboratively develop an action plan aimed at addressing the identified gaps and strengthening the EWS module of EMIS.  Additionally, the action plan is expected to provide insights into the challenges faced by school institutions regarding dropouts and propose strategies for their prevention, highlighting the importance of cooperation between institutions in the collection of evidence for preventing dropouts through an Early Prevention System.

The needs assessment should seek to answer the following key research questions:

-            How effective is the current Early Warning System (EWS) module of EMIS in capturing and responding to early signs of school dropouts?

-            What are the key indicators and metrics used in the current system to flag potential cases of dropouts, and how well do these align with real instances of students at risk?

-            What are the perceptions and experiences of stakeholders (educational administrators, teachers, school staff etc) regarding the usability and accessibility of the EMIS Early Warning System?

-            What challenges do stakeholders (educational administrators, teachers, school staff etc.) face in utilizing and accessing the current system and how can the system be enhanced to better support systemic responses based on evidence?

       I.          Methodology

The research methodology should encompass a mixed-method research approach, integrating both quantitative and qualitative data collection methods. This includes, but is not limited to, desk reviews, surveys, interviews and focus group discussions (FDGs) with stakeholders. Furthermore, the methodology should encompass a comprehensive systemic analysis and a systematic analysis to identify strengths, weaknesses, and challenges within the current EMIS Early Warning System. This analysis should incorporate the perspectives of a diverse range of stakeholders, including educational administrators, teachers, and school staff to capture insights and experiences, allowing for a nuanced understanding of challenges faced by end-users. All data collection is to be carried out using SCiK’s KoBo platform.

The involvement of all individuals in the research must comply with SC's Ethics & Evidence Generation Policy and Accountability Procedures, particularly the Participation Policies. Selected candidates will undergo induction in the Safeguarding, Ethics & Evidence Generation Policy and Participation Policies of Save the Children in Kosova/o.

1. Experience and skill set required

The local consultant/research company is expected to demonstrate the following competencies:

• Thorough understanding of the Kosovo education system, particularly challenges faced by vulnerable communities including Roma, Ashkali and Egyptian communities;
• In-depth knowledge of the dropout prevention system in Kosovo, particularly the EWS module and EMIS.
• A postgraduate (master’s) degree in education, social sciences, development or a related field, a PhD degree would be considered an asset;
• Demonstrated experience (at least 5 years) in conducting educational research, with a focus on data analysis and assessment within the context of vulnerable communities;
• Strong qualitative and quantitative research skills, including the ability to design and conduct needs assessments, analyse data, produce high-quality reports, and generate actionable recommendations;
• Experience in utilizing participatory research methods and engaging with diverse stakeholders.
• Demonstrated ability to work collaboratively in a multi-stakeholder environment;
• Proven ability to facilitate workshops and engage stakeholders effectively;
• Excellent written and verbal communication skills in English and Albanian. Knowledge of Serbian would be considered an asset.

1. V.      Deliverables

SCiK expects the completion of the following deliverables within the previously established timeline:

• Inception report outlining the research design, description of the methodology, data sources, draft data collection tools and sampling considerations, to be developed in consultation with SCiK;
• Draft report, with an analysis of assessment findings, including opportunities, challenges, and priorities for intervention;
• Action plan for the development and enhancement of the EMIS Early Warning System module;
• Final assessment report addressing and integrating feedback on the draft assessment and incorporating additional insights from the action plan development workshop;
• Workshop report summarizing workshop discussions.

The selected local researcher/research company should maintain ongoing communication with representatives of SCiK during the entire assessment period.

1. VI.   Timeline

The assignment is to be carried out from January 2024 – March 2024 for a total of 26 working days as specified in the timeline below. The final report must be submitted to SCiK no later than 5 days after the completion of the assignment. The assignment is considered final once all comments by SCiK are addressed by the applicant.

VII. Payment information 

SCiK will remunerate the researcher/research company on a daily gross fee (from which the income taxes and pension contribution will be withheld and paid, based on Kosovo Law) or in an amount free of VAT in the case of the company. SCiK will make the payment through bank transfer in the researcher’s or company’s bank account in two stages within fourteen (14) days:

1. Initial instalment: Upon the completion and submission of the specified deliverables (Results 1, 2, 3, 4) as outlined in the above timeline and timesheet/invoice by the local consultant/research company.
2. Final instalment: After the submission of all final deliverables (Results 5, 6, 7) as outlined in the above timeline and timesheet/invoice by the local consultant/research company.

Payment will only be made upon receipt of a valid invoice accompanied by the timesheet/s for the relevant period. The fees are inclusive of all costs, overheads, and expenses, including travel, subsistence, and accommodation.

1. Child Safeguarding Policy

As a condition for entering into a consultancy agreement, the consultant/research company must sign the Save the Children International Child Safeguarding Policy, abide by the terms and conditions thereof, and comply with the Austrian Development Agency's Code of Conduct.

1. How to apply

Interested candidates are invited to apply by submitting an application package with the following documents to procurementkosovo@savethechildren.org. with the subject line: “Consultancy Application-EMIS” no later than 20/12/2023 by 16:30.

• Curriculum Vitae (CV);
• One (1) sample of previous work of similar complexity conducted by the applicant;
• Brief research proposal (max. 1 page);
• Financial proposal per working day  in amount free of VAT (for companies)
• Financial proposal per working day, including the offer in the gross amount before legal deductions according to the legislation in Kosovo (for individuals)
• Business Certificate (for companies).

Termat e referencës

Konsulent/Kompani Hulumtuese Lokale për kryerjen e një vlerësimi të nevojave dhe planit të veprimit për përmirësimin e modulit të sistemit të paralajmërimit të hershëm (SPH) të SMIA

1. Informata mbi Save the Children

Save the Children është organizata kryesore e pavarur në botë që punon për fëmijët. Save the Children beson se çdo fëmijë e meriton një të ardhme. Në mbarë botën, ne punojmë çdo ditë për t'u ofruar fëmijëve një fillim të shëndetshëm në jetë, mundësinë për të mësuar dhe për t'u mbrojtur nga dëmet. Kur ndodhin kriza dhe fëmijët janë më të cenueshmit, ne jemi gjithmonë ndër të parët që reagojmë dhe të fundit që largohemi. Ne sigurojmë që nevojat unike të fëmijëve të plotësohen dhe zëri i tyre të dëgjohet. Ne ofrojmë rezultate të qëndrueshme për miliona fëmijë, përfshirë edhe ata që janë më të vështirë për t'u arritur.

Ne bëjmë gjithçka që nevojitet për fëmijët – çdo ditë dhe në kohëra krizash – duke transformuar jetën e tyre dhe të ardhmen e përbashkët.

Vizioni ynë: Një botë në të cilën çdo fëmijë gëzon të drejtën për mbijetesë, mbrojtje, zhvillim dhe pjesëmarrje.

Misioni ynë: Arritja e progresit në mënyrën se si bota i trajton fëmijët dhe për të arritur ndryshime të menjëhershme dhe të qëndrueshme në jetën e tyre.

Vlerat tona: Llogaridhënia, ambicia, bashkëpunimi, kreativiteti dhe integriteti.

Ne jemi të përkushtuar që burimet tona të përdoren në mënyrë sa më efikase, në mënyrë që t'i fokusojmë ato në arritjen e ndikimit maksimal për fëmijët.

1. Informacione të përgjithshme rreth projektit

Përmes projektit “Fuqizimi i komuniteteve të cenueshme të Kosovës përmes qasjes më të mirë dhe të barabartë në tregun e punës” financuar nga Agjencia Austriake për Zhvillim (ADA) me fondet e Bashkëpunimit Austriak për Zhvillim, Save the Children Kosova/o (SCiK) dhe partnerët e saj të projektit synojnë të mbështesin vajzat dhe djemtë nga komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian me njohuri, kapacitete, aftësi dhe mundësi për tranzicion në moshën madhore, si dhe me punë dinjitoze, të denjë dhe të qëndrueshme. Në shtatë komuna të Kosovës, projekti përdor një strategji me shumë nivele që përfshin ndërhyrje në nivelin e fëmijës dhe familjes, shkollës, komunës, tregut të punës dhe në nivel kombëtar. Objektivat kryesore përfshijnë përmirësimin e qasjes dhe mbajtjen në arsimin e mesëm cilësor, ofrimin e trajnimeve profesionale dhe të aftësive për jetë dhe promovimin e mundësive të barabarta për punë dinjitoze dhe të qëndrueshme.

1. Objektivi

SCiK synon të angazhojë një konsulent lokal/kompani hulumtuese lokale për të kryer një vlerësim të nevojave të strukturave aktuale të mbledhjes dhe vlerësimit të të dhënave brenda modulit të Sistemit të Paralajmërimit të Hershëm (SPH) të Sistemit për Menaxhimin e Informatave në Arsim (SMIA), me synimin për të rritur aftësinë e sistemit për të identifikuar në mënyrë efektive shenjat e hershme të braktisjes së shkollës. Vlerësimi i nevojave pritet të identifikojë pikat e forta dhe të dobëta të Sistemit aktual të Paralajmërimit të Hershëm të SMIA. Pra, duhet të përfshijë sfidat me të cilat përballen administratorët e arsimit, mësimdhënësit, stafi i shkollës ose çdo palë e interesuar të përfshirë në monitorimin dhe reagimin ndaj rasteve të braktisjes brenda sistemit për të përdorur në mënyrë efektive sistemin aktual për identifikimin e rasteve të braktisjes dhe sfidat institucionale si bazë për përgjigjet sistematike të bazuara në dëshmi.

Pas përfundimit të vlerësimit të nevojave, konsulenti/ja/kompania hulumtuese pritet të zhvillojë një punëtori (3) ditore që përfshin akterët e projektit. Qëllimi i kësaj punëtorie është të zhvillojë në mënyrë bashkëpunuese një plan veprimi që synon adresimin e mangësive të identifikuara dhe forcimin e modulit SPH të SMIA. Gjithashtu, plani i veprimit pritet të ofrojë njohuri për sfidat me të cilat përballen institucionet shkollore në lidhje me braktisjen e shkollës dhe të propozojë strategji për parandalimin e tyre, duke theksuar rëndësinë e bashkëpunimit ndërmjet institucioneve në mbledhjen e provave për parandalimin e braktisjes përmes një Sistemi të Parandalimit të Hershëm.

Vlerësimi i nevojave duhet të synojë t'i përgjigjet pyetjeve kryesore të hulumtimit si në vijim:

-            Sa efektiv është moduli aktual i Sistemit të Paralajmërimit të Hershëm (SPH) i SMIA në identifikimin dhe reagimin ndaj shenjave të hershme të braktisjes së shkollës?

-            Cilët janë treguesit dhe metrikat kryesore të përdorura në sistemin aktual për të shënuar rastet e mundshme të braktisjes së shkollës dhe sa mirë përputhen këto me rastet reale të nxënësve në rrezik?

-            Cilat janë perceptimet dhe përvojat e akterëve (administratorët e arsimit, mësuesit, stafi i shkollës etj) në lidhje me përdorimin dhe qasjen e Sistemit të Paralajmërimit të Hershëm të SMIA?

-            Me çfarë sfidash përballen akterët (administratorët e arsimit, mësuesit, stafi i shkollës etj.) në përdorimin dhe qasjen e sistemit aktual dhe si mund të përmirësohet sistemi për të mbështetur më mirë përgjigjet sistematike të bazuara në prova?

       I.          Metodologjia

Metodologjia e hulumtimit duhet të përfshijë një qasje hulumtuese me metodë të përzier, duke integruar metodat sasiore dhe cilësore të mbledhjes së të dhënave. Kjo përfshin, por nuk kufizohet në, hulumtimin e dokumentacionit, anketat, intervistat dhe diskutimet në grupe të fokusit (DGF me akterët. Për më tepër, metodologjia duhet të përfshijë një analizë sistematike gjithëpërfshirëse dhe një analizë sistematike për t’i identifikuar pikat e forta, dobësitë dhe sfidat brenda Sistemit aktual të Paralajmërimit të Hershëm të SMIA. Kjo analizë duhet të përfshijë perspektivat e një game të ndryshme akterësh, duke përfshirë administratorët arsimor, mësimdhënësit dhe stafin e shkollës për të marrë njohuri dhe përvoja, duke lejuar një kuptim të nuancuar të sfidave me të cilat përballen përdoruesit final. E gjithë mbledhja e të dhënave duhet të kryhet duke përdorur platformën KoBo të SCiK.

Përfshirja e të gjithë individëve në hulumtim duhet të jetë në përputhje me Politikën e SC mbi Etikën & Gjenerimin e Provave dhe me Provedurat e Llogaridhënies, veçanërisht me Politikat e Pjesëmarrjes. Kandidatët e përzgjedhur do t'i nënshtrohen informimit për Politikat e Mbrojtjes, Etikës & Gjenerimit të Dëshmive dhe Politikat e Pjesëmarrjes së Save the Children në Kosovë/o.

1. Përvoja dhe aftësitë e nevojshme

Konsulenti/ kompania hulumtuese lokale pritet të demonstrojë kompetencat e mëposhtme:

• Njohuri të thella të sistemit arsimor të Kosovës, veçanërisht mbi sfidat me të cilat përballen komunitetet e cenueshme, duke përfshirë komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian;
• Njohuri të thella të sistemit të parandalimit të braktisjes së shkollës në Kosovë, veçanërisht modulin SPH dhe SMIA.
• Diplomë pasuniversitare (master) në arsim, shkenca sociale, studime zhvillimore ose një fushë të ngjashme, diploma PhD do të konsiderohej si përparësi;
• Përvojë e demonstruar (të paktën 5 vjet) në kryerjen e hulumtimeve në arsim, me fokus në analizën dhe vlerësimin e të dhënave brenda kontekstit të komuniteteve të cenueshme;
• Aftësi të forta hulumtuese në metoda cilësore dhe sasiore, duke përfshirë aftësinë për të hartuar dhe kryer vlerësime të nevojave, për të analizuar të dhënat, për të prodhuar raporte me cilësi të lartë dhe për të gjeneruar rekomandime të zbatueshme;
• Përvojë në përdorimin e metodave hulumtuese pjesëmarrëse dhe angazhimin me akterë të ndryshëm.
• Aftësi e demonstruar për të punuar në mënyrë bashkëpunuese në një mjedis me shumë palë;
• Aftësi e dëshmuar për të fasilituar seminaret dhe për të angazhuar në mënyrë efektive palët e interesit;
• Aftësi të shkëlqyera komunikimi me shkrim dhe verbale në anglisht dhe shqip. Njohja e gjuhës serbe do të konsiderohej si përparësi.

1. V.      Produktet

SCiK pret përfundimin e produkteve të mëposhtme brenda afatit kohor të përcaktuar më parë:

• Raporti fillestar që pasqyron dizajnin e hulumtimit, përshkrimin e metodologjisë, burimet e të dhënave, draft mjetet e mbledhjes së të dhënave dhe mostrës, që do të zhvillohen në konsultim me SCiK;
• Draft raporti, me një analizë të gjetjeve të vlerësimit, duke përfshirë mundësitë, sfidat dhe prioritetet për intervenim;
• Plani i veprimit për zhvillimin dhe përmirësimin e modulit të Sistemit të Paralajmërimit të Hershëm të SMIA;
• Raporti përfundimtar i vlerësimit që adreson dhe integron komentet mbi draft vlerësimin dhe përfshin njohuri shtesë nga punëtoria e zhvillimit të planit të veprimit;
• Raporti i punëtorisë që përmbledh diskutimet e punëtorisë.

Hulumtuesi/kompania e përzgjedhur lokale hulumtuese duhet të mbajë komunikim të vazhdueshëm me përfaqësuesit e SCiK-ut gjatë gjithë periudhës së vlerësimit.

1. VI.   Afati kohor

Puna do të kryhet nga janari 2024 deri në mars 2024 për një total prej 26 ditësh pune siç specifikohet në afatin kohor më poshtë. Raporti përfundimtar duhet të dorëzohet në SCiK jo më vonë se 5 ditë pas përfundimit të detyrës. Detyra konsiderohet e përfunduar pasi të gjitha komentet nga SCiK të adresohen nga aplikanti.

VII. Informata rreth pageses

SCiK do ta kompensojë hulumtuesin/kompaninë hulumtuese me një tarifë bruto ditore (nga e cila do të ndalen dhe paguhen tatimi mbi të ardhurat dhe kontributi pensional, bazuar në Ligjin e Kosovës) ose në një shumë pa TVSH në rastin e kompanisë. SCiK do të bëjë pagesën përmes transfertës bankare në llogarinë bankare të studiuesit ose kompanisë në dy faza brenda katërmbëdhjetë (14) ditësh:

1. Kësti fillestar: Pas përfundimit dhe dorëzimit të produkteve të specifikuara (Rezultatet 1, 2, 3, 4) siç përshkruhet në afatin kohor dhe evidencën e punës/faturë nga konsulenti/kompania hulumtuese lokale.
2. Kësti final: Pas dorëzimit të të gjitha dërgesave përfundimtare (Rezultatet 5, 6, 7) siç përshkruhet në afatin kohor dhe evidencën e punës/faturën nga konsulenti/kompania hulumtuese lokale.

Pagesa do të bëhet vetëm pas pranimit të një faturë të vlefshme të shoqëruar me evidencën e punës për periudhën përkatëse. Tarifat përfshijnë të gjitha kostot, shpenzimet e përgjithshme dhe shpenzimet tjera, duke përfshirë udhëtimin dhe akomodimin.

1. Politika e mbrojtjes së fëmijëve

Si kusht për lidhjen e një marrëveshjeje konsulence, konsulenti/kompania hulumtuese duhet të nënshkruajë Politikën për Mbrojtje të Fëmijëve të Save the Children International, të respektojë termat dhe kushtet e saj dhe të pajtohet me Kodin e Sjelljes të Agjencisë Austriake për Zhvillim.

1. Si të aplikoni

Kandidatët e interesuar ftohen të aplikojnë duke dorëzuar aplikacionin me dokumentet e mëposhtme në procurementkosovo@savethechildren.org. me titull: “Aplikacion për Konsulencë-SMIA” jo më vonë se data 20/12/2023 deri në orën 16:30.

• Curriculum Vitae (CV);
• Një (1) shembull i punës së mëparshme me kompleksitet të ngjashëm të kryer nga aplikanti;
• Projekt -propozim i shkurtër i hulumtimit (maksimumi 1 faqe);
• Propozimi financiar për ditë pune në shumën pa TVSH (për kompanitë)
• Propozimi financiar për ditë pune, përfshirë ofertën në shumën bruto para zbritjeve ligjore sipas legjislacionit në Kosovë (për individë)
• Certifikatë biznesi (për kompanitë).